Informativa whistleblowing
INFORMATIVA AI SENSI DEGLI’ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”) RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI SOGGETTI COINVOLTI NELLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI ILLECITI.
Euroservices società cooperativa a r.l. con sede legale a Verona - Via Sommacampagna 63/h e sede amministrativa e operativa a Verona – Via Enrico Fermi n°13/c mail
1. Categorie di dati oggetto del trattamento.
Verranno trattati i Dati personali del segnalante, del segnalato e di eventuali terze persone che dovessero essere riportati nella segnalazione effettuata dal segnalante, con riguardo ai soli dati necessari per effettuare le dovute attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti come indicato nella Policy.
Potranno essere oggetto di trattamento, se forniti, anche dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose e/o filosofiche, l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona e dati relativi a reati e condanne penali.
2. Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali degli Interessati al trattamento sono trattati per le seguenti finalità:
- Assicurare la corretta e completa gestione delle segnalazioni di condotte illecite ai sensi del D.lgs. 231/2001 e D.lgs. 24/2023
- Svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti procedimenti
- Tutela in giudizio di un diritto del Titolare del trattamento
- Rispondere ad una richiesta dell’Autorità giudiziaria od Autorità alla stessa assimilata
La base giuridica è l’adempimento di un obbligo di Legge.
Come da normativa, è garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, gestendo i dati personali separatamente dal contenuto della segnalazione effettuata.
L’eventuale abbinamento può essere eseguito solo nei casi eccezionali secondo le previsioni di legge applicabili (ad es., per esercitare il diritto di difesa dell’incolpato, previo consenso del segnalante; nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione; nei casi di segnalazioni che si rivelino infondate, effettuate con dolo o colpa grave).
In casi eccezionali, quando la segnalazione abbia dato origine ad un procedimento disciplinare e si basi unicamente sulla denuncia del segnalante, l’identità di quest’ultimo può essere comunicata a colui che è sottoposto al procedimento disciplinare, se ciò sia assolutamente indispensabile per esercitare il suo diritto di difesa. In tali casi, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.
Le categorie particolari di dati personali e i dati giudiziari saranno trattati per tale finalità, rispettivamente, ai sensi dell’art. 9, co. 2, lett. b) e dell’art. 10 del GDPR.
Con riguardo ad un eventuale trattamento dei dati personali successivo alla chiusura del procedimento di analisi della segnalazione, la base giuridica è rappresentata dal legittimo interesse del Titolare all’esercizio dei propri diritti in tutti i casi in cui si renda necessario (e.g., riapertura di procedimenti giudiziari, richieste di risarcimento danni correlate alla segnalazione), ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. f) e dell’art. 9, co. 2, lett. f) del GDPR.
3. Fonte dei dati personali
Il Titolare raccoglie i dati attraverso le segnalazioni effettuate tramite il canale Whistleblowing presente sul sito aziendale. I dati degli Interessati al trattamento, contenuti all’interno della segnalazione, sono forniti direttamente dal segnalante. Segnalanti possono essere dipendenti e/o collaboratori, amministratori, consulenti e, in generale, tutti gli stakeholder del Titolare, di società del Gruppo o qualsiasi soggetto portatore di un interesse legittimo.
Per preservare le finalità investigative, nei casi previsti dalla legge, il segnalato, ai sensi dell’art. 14, co. 5, lett. d) del GDPR, può non essere immediatamente messo a conoscenza del trattamento dei propri dati effettuato da parte del Titolare, fintanto che sussista il rischio di compromettere la possibilità di verificare efficacemente la fondatezza della denuncia o di raccogliere le prove necessarie.
4. Modalità di trattamento dei dati
EUROSERVICES raccoglie i dati personali dell’Interessato in archivi, sia informatici che telematici, e li elabora con le modalità strettamente necessarie alle finalità indicate e, in ogni caso, con il ricorso a misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire la sicurezza del trattamento e quindi la riservatezza dei dati.
I dati saranno trattati nel rispetto del principio di liceità, correttezza, pertinenza e non eccedenza, secondo quanto disposto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.
Il trattamento sarà effettuato dall’ Organismo di Vigilanza, istituito ai sensi del D.Lgs 231/2001 e unico destinatario della segnalazione telematica, in qualità di soggetto formalmente autorizzato dal Titolare, vincolato all’obbligo di riservatezza e adeguatamente formato in materia.
5. Periodo di conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione nonché per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinare, penale, contabile) e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
E’ fatta salva la conservazione per un periodo più lungo in relazione a richieste della pubblica autorità o dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali nonché per un periodo superiore ma nei limiti del termine di prescrizione dei diritti, in relazione ad esigenze connesse all’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie.
6. Natura del conferimento e conseguenze dell’eventuale rifiuto
Il conferimento dei dati del segnalante è obbligatario. Un eventuale rifiuto al conferimento dei dati rende impossibile seguire l’iter della procedura ai sensi del D.lgs. 24/2023.
E’ tuttavia possibile la segnalazione anonima resa ai sensi del D.lgs. 231/01. Tuttavia, l’applicazione della procedura di segnalazione sarà possibile solo qualora le segnalazioni siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
7. Destinatari dei dati
La comunicazione dei dati personali raccolti avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti la gestione della segnalazione, nonché per rispondere a determinati obblighi di legge.
In particolare la trasmissione potrà avvenire nei confronti di:
- Responsabili della funzione interessata dalla segnalazione
- Società incaricata per la gestione della piattaforma, nella sua qualità di Responsabile esterno ai sensi art. 28 del Reg. UE 679/2016.
- Istituzioni e /o Autorità pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di polizia, legali esterni a mandato, Società di investigazioni private, i quali agiranno come Titolari autonomi del trattamento.
I dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti diversi da quelli sopra individuati.
Inoltre non saranno trasferiti all’estero verso Paesi terzi.
8. Diritti degli interessati
Gli Interessati al trattamento possono chiedere al Titolare, mediante richiesta e-mail all’indirizzo
Verona, 10/07/2023
